Kanban Personal

Kanban Personal  Una mappa mentale alla portabilità

Personal Kanban (PK), o Kanban in generale, è uscito del movimento "lean" gestione. E 'un modo flessibile di gestire il vostro lavoro (compiti discreti) per aiutarti a lavorare meglio. PK è di qualità, non quantità! PK non necessariamente aiuta a fare di più, ma ti aiuta a farlo giusto ! Tuttavia, ritengo che per lavorare meglio, sempre più viene naturale fare.

Kanban è la parola giapponese per "cartello". PK è una evoluzione di To-do list, ma sono molto meglio. Ne riparleremo più avanti. Per fare liste sono la progenie del diavolo, perché non hanno alcun contesto o di priorità (in realtà c'è un'intera sezione sul perché PK è meglio che fare elenchi nel libro). PK è di visualizzare il vostro lavoro e limitare il lavoro corrente in modo che siano più efficacemente "on-compito".

Uno degli aspetti più importanti di PK è che permette kaizen . Kaizen (un'altra parola giapponese) è uno stato di miglioramento continuo, dove la gente cerca di modi per migliorare le pratiche poveri. Uno dei passi importanti in PK è quello di riflettere sulle attività completate in modo da imparare da loro e fare le cose meglio in futuro (e quindi, consentendo kaizen).

La mappa mentale che presento qui non è "solo" un kanban, ma un tipo completo dashboard personale mappa mentale, con un kanban come parte del cruscotto. Le altre parti della mappa mentale sono solo altre cose utili per tenere traccia durante il lavoro, anche se non sono specificamente parte del kanban. Per esempio, ho aggiunto una casella per tenere traccia di nomi utente e password. Questo è un ottimo posto per tenere traccia di tali informazioni, ma se lo fai mantenere tali informazioni nella mappa, quindi vi consiglio caldamente rendendo la mappa stessa criptato nonché (File Info à à Crittografa documento in Mindmanager 9).

PK è progettato per essere flessibile. PK non è una rigida serie di regole su come fare le cose. Contesto, il contesto, il contesto! Fate ciò che funziona per voi. Ci sono solo 2 regole a Kanban personale.

1. Visualizza il tuo lavoro
2. Limitare il vostro lavoro-In-Progress (WIP)

Tutto qui. Questo è l'intero set di regole. Due regole molto semplici: ma concetti molto importanti. Il "Visualizza il tuo lavoro" per me era un aiuto monumentale. Ho sempre visto tutte le cose che ho dovuto fare come questa nuvola nebulosa che era ingestibile. E 'appeso su di me come un drago in attesa di divorare me. Quando ho scritto i miei compiti così ho potuto vedere quello che erano, improvvisamente è diventato tangibile. Era finita, era qualcosa che avrei potuto gestire. Il concetto WIP Limit per me era il senso comune. Ho sempre saputo che non posso fare "tanto" (se il mio capo si sente in quel modo o no è un'altra storia).

Tradizionalmente, kanban sono fatto su insegne, con post-it (da qui il nome essendo giapponese per "cartello"). Si pone il compito lavorare su un post-it e sposta il post-it (task) attraverso il flusso del valore kanban (stati definiti). Il kanban più elementare genere ha 3 stati: da fare-(backlog), Doing (WIP), Fatto. La mia versione qui non è molto diverso da questo modello di base.

Perché questo aiuto? Workflow è come il traffico. Noi non lavoro "contenere" (come un to-do list), abbiamo elaborare esso. Per fare-liste sono la progenie del diavolo (il libro ha una intera sezione sul perché PK è meglio di to-do list), non hanno alcun contesto o priorità. E 'miope di concentrarsi esclusivamente sulla produttività. Il vostro obiettivo non dovrebbe essere la produttività , ma l'efficacia . Efficacia significa fare il proprio lavoro al momento giusto . PK è un sistema basato trazione. Invece di lavoro tradizionale scaricato (ad esempio SPINTO) su di te .... girarlo, di modo che si stanno tirando il lavoro. Si sceglie.

Un kanban di base con un cartello (o scheda bianca) con post-it sarebbe simile a questo.

Figura 1: Post-It versione di un Kanban

Operazioni di base per la creazione di un kanban personale:

1. Preparare (ottenere il vostro roba pronta, lista della spesa per gli elementi necessari)
2. Stabilire il flusso di valore (stati di flusso che abbiano un senso per voi)
3. Stabilire il backlog (ottenere i vostri compiti scritti)
4. Stabilire il Work-In-Progress limite (quanti compiti stai permesso di lavorare in una volta? Essere realistici)
5. Cominciare a tirare (PK è un PULL-based system)
6. Riflettere

Il passaggio relativo alla preparazione è abbastanza evidente. Se stai facendo uno con post-it e bordo bianco (come mostrato nella foto sopra), è necessario assicurarsi di avere tali elementi. Shopping può essere in ordine. Tuttavia, questo articolo è di fare uno in una mappa mentale, quindi non mi soffermerò troppo sulla versione del cartello, oltre a mostrare per vedere ciò che si sta imitando nella mappa mentale.

Stabilire il flusso di valore è vicino. Abbiamo detto in precedenza che abbiamo elaborare lavoro, il flusso di valore è il modo in cui lo elabora. Il flusso di valore è l'insieme degli stati un compito può essere dentro E 'il flusso che le operazioni prendono dall'inizio alla fine. Quali passi senso per voi? Il kanban di base è pronto / fare / fatto. Si consiglia di maggiore dettaglio nel vostro flusso di valore. Alcuni stati aggiunti può essere sub-stati. Il mio suggerimento è di non arrivare troppo dettagliata per cominciare .... lasciare gli stati evolvono naturalmente. Utilizzare un semplice flusso di valore Kanban e se trovate altri stati sono necessari per il flusso, poi aggiungere. Ricordami kanban sono flessibili, cambia come si vede in forma. Si chiama un flusso di valore, perché è il flusso di lavoro che ha valore per voi .

Stabilire il portafoglio significa scrivere le vostre attività. Ciò è necessario per incidere sulla regola "visualizzare il vostro lavoro" di PK. E 'anche un po' liberatorio per fare quella grande nube nebulosa dei compiti diventano improvvisamente tangibile. Come grande o piccolo di un compito si fa a scegliere? Fate ciò che ha senso per l'elaborazione normale lavoro.

Quindi, fissare il limite di WIP. Questo può essere difficile. E 'molto personale. Dipende dalle dimensioni delle attività che si scelgono. Il limite di tempo si sta pensando quando si seleziona (per giorno, settimana, ecc ...). Quante cose si realisticamente credo che si dovrebbe lavorare in una sola volta. Troppe cose e si sta dibatteva tra le attività e ottenere nulla di fatto (tutta la ragione per iniziare a utilizzare PK). Troppo poco e non sono molto produttive.

Ora cominciare a tirare, invece di avere tutto gettato a voi di fare. Le cose nuove lanciate appena vengono aggiunti al portafoglio e ora a prendere la decisione su cosa deve essere fatto il prossimo. Jim Benson (co-autore del libro), una volta twittato, "Le regole sono spinta, la libertà è pull." Amo questa citazione.

Rifletti ora. Questo è uno dei passi più importanti della mia opinione, e sospetto che uno dei passi più spesso trascurati. Ad un certo intervallo di tempo di decidere (il mio è di 1 settimana), archiviare il "Fatto" compiti e li guardo. Riflettere su di loro per imparare le lezioni. Che cosa ha funzionato bene? Che cosa non ha? Che tipo di compiti non ti piace fare? Si può fare niente a riguardo? Riesci a manipolare le cose per ottenere più delle attività che ti piace e meno di quelli che non fanno?

Ricordate il concetto di kaizen abbiamo accennato in precedenza? Kaizen è uno stato di miglioramento continuo. La riflessione è il passo che consente di kaizen. Riflettendo sulle vostre attività, come hai reagito a loro, quanto bene li eseguita, come il vostro processo o metodi di lavoro, etc .... si possono trovare modi per migliorare, sulla base di quelle lezioni che imparate dalla riflessione. Continuamente facendo che consente kaizen.

Tradizionali schede kanban sono in genere fatto su un cartello come mostrato sopra. Questo ha alcuni grandi vantaggi. Non nascondere il cartello, in modo che il lavoro è sempre visivo. Ricordate una delle uniche due regole in kanban personale è quello di visualizzare il vostro lavoro . Un cartello è sempre e (in teoria) in un luogo ben visibile il vostro lavoro è sempre in grado di essere visti. Questo può essere più difficile quando mantenendo il kanban in uno strumento software. Parlerò un po 'di più su questo dopo che ho visualizza mappa mentale.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di una vostra kanban personale, si prega di visitare il sito PK e leggere i consigli sulla pagina PK101 .

Kanban Goes Portable

Il kanban cartello è ottimo per quando si compiti di monitoraggio sul posto di lavoro, ma per quanto riguarda un kanban personale? Uno dove è possibile tenere traccia delle attività anche a casa? Non sarebbe bello avere cartello che sempre con te? Che cosa succede se si lavora in un posto che richiede di spostarsi in luoghi molto diversi (come laboratori)?

Ci sono portatili segno di bordo soluzioni kanban. Il libro ha mostrato una soluzione con un notebook. Si può quindi disegnare il flusso di valore all'interno del notebook e movimento post-it, proprio come le schede kanban di grandi dimensioni. Questa è una buona idea in quanto non consente di portarla in giro con voi tutto il tempo. Inoltre, un notebook è abbastanza piccolo da portare facilmente in giro.

Tuttavia, come tutte le cose della vita - contesto è re! Questa non è una buona soluzione per * me *. Sono molto smemorato. Mi troverei facile dimenticare (o addirittura sbagliare) il notebook. Un altro problema per me (personalmente) è che mi sembra di avere sfortuna con post-it. Sono sempre di cadere. In effetti, tendono a non utilizzare post-it per gran parte nulla per questo motivo.

Volevo una soluzione portatile che era elettronica in modo che fosse sempre disponibile e il mio non era un fattore di memoria. Inoltre, come stiamo diventando sempre di più una specie digitale, fare le cose on-line e / o attraverso i computer, ho voluto una soluzione software. La mia esplorazione iniziale mi aveva alla ricerca di strumenti software kanban. Ci sono molti tra cui scegliere. La maggior parte sembra essere più orientata verso la collaborazione e non necessariamente l'uso individuale. Il più vicino Sono venuto a trovare qualcosa in grado di soddisfare le mie esigenze era uno strumento open source chiamato Circle Jam . Jam Circle era una buona idea, ma il software era un po 'troppo immaturo per me. Può essere un buon strumento un giorno, ma è ancora un po 'presto e goffo.

A questo punto avevo già scoperto le mappe mentali e li ho trovati ad essere strumenti molto utili in un certo numero di settori diversi. Non erano solo un bene per il brainstorming, ma erano luoghi ideali per memorizzare informazioni come bene. Ero già li utilizzano per tenere traccia dei progetti su cui ho lavorato (una sorta di sforzo sorella del kanban). Così ho iniziato a esplorare come un kanban potrebbe apparire se attuata in una mappa mentale.
La mappa mentale non presenta un aspetto leggermente diverso e sentire per il kanban personale, ma vi permette di monitorare le cose allo stesso modo. Le mappe mentali sono facili da manipolare e trascinare rapidamente i nodi da un "box" ad un'altra "scatola", ed è una buona soluzione per spostarsi facilmente le attività attraverso il flusso di valore. Per avere un riferimento qui, scatole e nodi sono in realtà la stessa cosa, questo è solo la mia mappa mentale terminologia. I nodi basta chiamare una "scatola" se contengono altri nodi sottostanti. Nodi di livello inferiore (senza figli) sono solo chiamati nodi.

Senza ulteriori indugi, ecco la mappa concettuale (almeno un'immagine statica di esso).

Figura 2: mappa mentale per il Kanban Personal

Come potete vedere, la parte kanban personali è sotto la Attività box. La prossima serie di caselle all'interno della scatola attività costituiscono il flusso di valore. Nella scheda di kanban segno personale, queste sarebbero le colonne disegnate sul cartello. Il mio flusso di valore va dall'alto verso il basso: To-Do (backlog) / Work-In-Progress/Done . Il ricorrente scatola e Pen Holding box sono speciali elementi flusso del valore. Mi spiego qui di seguito.

Quando si utilizza il kanban personale in questo modo, si popola la tua casella arretrato con i compiti necessari per lavorare. Quando si è pronti per iniziare a lavorare su un compito, trascinarlo dalla To-Do (backlog) box al Work-In-Progress box. Il Work-In-Progress casella mostra il limite di WIP destra sull'etichetta, quindi non dovreste avere più compiti di cui quella casella in qualsiasi momento al limite WIP. Al completamento di un compito, trascinarlo dalla Work-In-Progress casella a Done box. Compiti che sono ricorrenti non hanno bisogno di avere un nodo nuova attività creato ogni volta che sono venuti fuori, così ho creato un ricorrente box. Questo è dove si mettono i compiti che avvengono su base regolare. Il Pen Holding scatola è dove si mettono i compiti che sono in attesa per qualche motivo. Non possono essere attivamente lavorato finché non succede qualcosa per farli funzionare, in modo che sia facilitata dalla essere nel Pen Holding box.

Ora .... non dimenticate che vogliamo abilitare Kaizen - lo stato di perfezionamento continuo. Per abilitare kaizen dobbiamo riflettere sui compiti. Ad un certo intervallo regolare è necessario spostare tutte le attività dal Fatto box nella Retrospective box. Faccio che si muovono per una riflessione su una base settimanale. Quando li trascina in, alla luce dei compiti e vedere se ci sono lezioni da imparare. Ci sono state attività che è particolarmente piacere o non piacere? Forse il processo di business rallentare qualsiasi attività verso il basso, che avrebbe potuto fare più veloce? Sarebbe un particolare tipo di attività va liscia in futuro, se qualcosa è successo prima? Nota quelli aggiungendo le "lezioni" alle Lessons Learned box. Dopo aver riflettuto e imparato qualche lezione potenziali, trascinare le attività completate nella Archive box. Se i compiti non sono etichettati con date di completamento, è possibile creare caselle per settimana o mese per sapere se i compiti completati (non proprio necessaria diversa da tenere un "paper trail" per le domande potenziali in futuro ... o per dipendente a tempo di valutazione ).

E le idee , le Note e siti e account di accesso scatole? Questa mappa mentale non è stato progettato "solo" come un kanban personale, ma un po 'di dashboard personale pure. Quelle altre caselle non sono strettamente correlate al PK, ma sono solo i posti utili per memorizzare altre informazioni che possono tornare utili. Queste scatole possono essere rimossi o aggiunti altri, senza alcun effetto sul kanban personale. Sei ciò che ha senso per voi. Mettere le cose lì per il tipo di informazioni che si desidera memorizzare e ricordare.

Ecco, questo è il modo basilare faccio del mio kanban personale usando una mappa mentale. Ci sono ancora alcune cose da tenere a mente, tuttavia. Fare le cose elettronicamente ha sia vantaggi che svantaggi rispetto all'uso di un fisico tipo di scheda segno di kanban.

Vantaggi

• Il kanban personale è portatile e sempre disponibile.
  • Può tenere su un flash drive portate con voi tutto il tempo
  • Mettere su una superficie di cloud storage file (come Dropbox )
  • Essere in forma elettronica, è possibile memorizzare più informazioni
    • Le attività possono includere note, File allegati rilevanti, collegamenti a informazioni utili
    • Le attività possono contenere note su come sono andate le cose (aiutando la Reflection)
    • Se si compiti codice colore, questo è facile da fare in una mappa mentale

Svantaggi

• Di per sé non è visibile per tutto il tempo come un cartello.
  • Necessità di essere diligenti per tenere il passo e visibile per tutto il tempo. Ricordate la prima regola di kanban è VISUALIZZARE IL VOSTRO LAVORO. Non puoi visualizzare il tuo lavoro se la mappa mentale non è aperto o il flusso di valore non viene espansa e visibile per tutto il tempo.
  • Disponibile solo tramite computer (possibilmente con internet se si utilizza il cloud storage)
    • Potrebbe non essere disponibile se siete da qualche parte senza connessione al computer o alla rete

Riassunto

Ho presentato un modo per facilitare un kanban personale usando una mappa mentale. Mi piace questo metodo per la sua portabilità. Sto usando questo metodo per un po ', quindi so che può efficacemente supportare il concetto di kanban personale. Il mio obiettivo in questo blog non era quello di insegnare kanban dedicato a lei, il libro è uno strumento molto meglio per questo, e mi raccomando di leggere, Personal Kanban: lavoro di mappatura | Navigazione Vita da Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry. È anche possibile trovare molte informazioni al sito Personal Kanban . Ho semplicemente cercato di dare una spiegazione sommaria di kanban personale con un meccanismo elettronico per facilitarlo. Se l'idea di kanban personale è nuovo a voi, spero che si utilizza il link o un libro sopra per approfondire esso.

Ricorda che kanban personale è flessibile, in base alla progettazione. Il flusso del valore qui presentata è molto semplice ed è il mio flusso di personale valore corrente, ma questo non significa che sia giusto per te. Questa mappa mente deve essere solo un punto di partenza. Sentitevi liberi di modificare il flusso di valore se è più sensato per voi. Inoltre, voglio ribadire che la prima regola di PK è quello di VISUALIZZARE IL VOSTRO LAVORO, così la versione elettronica mappa mentale del kanban non è utile se non si ha la mappa mentale e il flusso di valore con compiti aperto tutto il tempo in modo che si possono vedere. Essi devono essere aperto e per poter essere visualizzate.

Questa mappa mentale è stato creato in versione MindManager 9. L'ho caricato sia al sito Mapsforthat e BiggerPlate . Potete scaricarlo da lì se lo si desidera. La mappa mentale è molto annotato con gran parte delle informazioni che si trova in questo blog, in modo che possa contribuire a guidarli lungo alcune delle aree.